روایت داستان؛ حلقه مفقوده سخنرانی&zwnjها
به گزارش تور استانبول، این یک چارچوب جدید برای هدف گذاری است. این تمام کوشش یکی از مشتریان ما برای معرفی یک چارچوب جدید به نام OKR بود. قصد داشت در یک جلسه انگیزشی، آن را معرفی و مخاطبان را ترغیب کند. همان طور که حدس می زنید، این جمله آن قدر ها هم نظر کسی را جلب نکرد. مدیران و کارمند ها بلافاصله گفتند: اصلا برای چی به یک سیستم جدید هدف گذاری احتیاج داریم؟ این سیستم جدید چه تاثیری روی ارزیابی من دارد؟ آیا ارتقایی که قرار بود بگیرم همچنان سر جایش است یا نه؟
به گزارش جهانی اقتصاد به نقل از HBR، مشکل از خود معرفی نبود. چیزی که سخنرانی او کم داشت، روایت داستان بود. روایت یک داستان قانع نماینده و باورپذیر، تنها راهی است که می توانید برای خود و ایده تان اعتبار بخرید. با روایت داستان است که می توانید مخاطبان را تحت تاثیر قرار دهید، انگیزه ایجاد کنید و سازمان را رهبری کنید.
فرقی نمی نماید که مخاطبتان کیست و چه کسی را می خواهید مجاب کنید، یک همکار، یک تیم، یک مدیر اجرایی، یک آژانس کاریابی یا حضار یک جلسه. کلید موفقیت، روایت داستان به شکلی موثر است. من به عنوان یک سخنران، ناشر و نویسنده چهار کتاب و ده ها مقاله، به این نتیجه رسیده ام که داستان های تاثیرگذار، همگی دارای پنج ویژگی مشترک هستند. این ویژگی ها از این قرارند:
1- داستان باید متناسب با مخاطب باشد
این شاید خیلی ابتدایی به نظر برسد، اما باید بدانید مخاطبانتان نسبت به چه چیزی کنجکاوند، چه چیز هایی نگرانشان می نماید و چه چیز هایی در آن ها انگیزه ایجاد می نماید. بهترین راه برای یافتن پاسخ این سوالات، ایجاد یکسری گفت وگوی خودمانی با آنهاست. سپس می توانید داستان خود را با کلماتی روایت کنید که نگرانی ها و اضطراب های مخاطبتان را نشانه بگیرد. در واقع حرف دل آن ها را بزنید و در عین حال، از ادبیاتی که ممکن است کلیشه ای به نظر برسد، بپرهیزید.
این نخستین اشتباهی بود که مشتری ما حین معرفی OKR مرتکب شد. او فکر می کرد یک پیغام مشابه، روی همه 10 هزار کارمند تاثیر می گذارد. درحالی که مخاطبان او متشکل از طیف وسیعی از افراد بودند: مدیران، شرکای حقیقی، کارکنان قدیمی، نیرو های جدید، افرادی که با OKR آشنا بودند و افرادی که حتی اسمش را نشنیده بودند.
به علاوه، مخاطبان بیشتر نگران بودند که مبادا اعمال این سیستم جدید، روی نحوه ارزیابی و ارتقای آن ها تاثیر بگذارد. به این ترتیب، یک رویکرد بهتر این بود که طیف متنوعی از ارائه ها را پیش نویس کند که سوالات و نگرانی های تک تک زیرگروه های سازمان را پاسخ دهد.
2- داستان را زمینه سازی کنید
یکی دیگر از مشکلاتی که باعث شد اعلام راه اندازی سیستم جدید با شکست روبرو گردد این بود که مشتری ما شرح نداد چرا حالا زمان مناسبی برای ایجاد آن تغییر است. در واقع، شرحی درباره زمینه و بستر ماجرا نداد. به همین علت، بسیاری از کارکنان فکر می کردند این هم یکی دیگر از اقدامات رندومی است که مدیران بالا دستورش را داده اند. اگر او در داستانش شرح می داد که راه اندازی سیستم تا چه حد با چشم انداز گسترده سازمان در تناسب است، اگر از پیشینه اش و استراتژی آینده اش می گفت، این یاری می کرد که مخاطبان بفهمند علت ایجاد این تغییرات چیست و چرا مهم است. مثلا می توانست متنی به این شکل آماده کند:
ریشه های ما در تولیدات صنعتی است و چارچوب های هدف گذاری ای که تا به حال استفاده نموده ایم، برای آن فضا طراحی شده اند و در آنجا کاربرد دارند. اما حالا و همزمان با دیجیتالی شدن شرکت، آن چارچوب ها دیگر جواب نمی دهند. ما طی پنج سال گذشته، در پروژه های مختلفی سرمایه گذاری نموده ایم تا قابلیت های دیجیتال خود را ارتقا دهیم و روش های جدید کار کردن، احتیاجمند روش های جدید هدف گذاری هستند.
3- انسانی سازی داستان
یک روایت شخصی هم می تواند فضا را سرزنده کند و هم، چشم انداز شما را به شیوه ای تاثیرگذارتر ترسیم کند. این به مخاطبان یاری می نماید کمتر شک نمایند و بیشتر پذیرای ایده های شما باشند. مثلا، من موقع صحبت با مشتریان حوزه رهبری، همواره موضوع سفرم با یک گروه سیرک را تعریف می کنم. شاید تصور کنید خاطرات این سفر، ربطی به موضوع گفت وگویمان نداشته باشد، مثل وقت گذراندن من با آکروبات باز ها یا افرادی که به جای گلوله از توپ پرتاب می شوند. این ماجرا ها همواره باعث خنده مخاطب ها می گردد. اما تجربیاتم درباره مدیریت یک شرایط جدید، ایجاد ارتباطات، آشنا شدن با یک فرهنگ جدید، شکست ها و جا افتادن در یک جهانی کاملا جدید به شدت مرتبط با موضوع و برای مشتری ها قابل درک است.
مدیری که وظیفه معرفی سیستم جدید را بر عهده داشت می توانست صحبت هایش را با روایت یک داستان شخصی، آغاز کند:
همان طور که برخی هایتان می دانید، من عاشق چتربازی هستم. می گویند آدم وقتی از هواپیما می پرد، ذهنش کاملا خالی می گردد، اما هفته پیش، وقتی داشتم پایم را از در هواپیما بیرون می گذاشتم، آن هم در ارتفاع 12 هزار فوتی، ناگهان به این نتیجه رسیدم که یک هدف روشن دارم: ایجاد بالانس میان کار و زندگی تا به من یادآوری گردد چرا هر دو مهمند و چه نتیجه ای گرفتم؟ خب، حداقل یکی از نتایج این بود که توانستم در صد درصد موارد، بدون آسیب جدی فرود بیایم. همان طور که می بینید، تا حالا همه چیز خوب پیش رفته. این شفافیت در خصوص هدف، چیزی است که می خواهیم در این شرکت هم به آن دست پیدا کنیم و چیزی که به ما یاری می نماید، چارچوب جدیدی به نام OKR است.
4- اقدام محور
دقیق بودن، استرس را کاهش می دهد. اگر شما به مخاطب خود، توصیه های عملی و جهت معین بدهید، در واقع به آن ها قدرت می دهید که دست به اقدام بزنند و داستان شما را تبدیل به داستان خود نمایند.
مشتری ما در ابتدا چارچوب OKR را به شکلی ظاهرا تاثیرگذار وصف کرد، اما در نهایت، حرف هایش کلیشه ای بود: این چارچوب، نحوه کار کردن ما را دگرگون می نماید. به موفقیت سازمان، معنایی جدید می دهد. ما را به مشتری ها نزدیک تر می نماید. این ها حرف هایی بود که او عنوان کرد. همه این ها درست بود. اما یاریی به مخاطب ها نکرد تا درک نمایند چه تغییراتی ایجاد خواهد شد و همزمان با هدف گذاری های جدید و حرکت به سوی اهداف جدید، تغییرات اعمال شده چه تاثیری روی آنها، روی فعالیت های روزمره شان خواهد گذاشت.
او می توانست به جای آن حرف ها، یک رویکرد موثرتر اتخاذ کند. می توانست برای مخاطب ها شرح دهد که دقیقا چه تغییراتی باید ایجاد نمایند:
به جای اتکا به یک نقشه جهتیابی، با اقدامات قطعی و اعلام قابلیت ها در تاریخ های معین، قصد داریم هر سه ماه یک بار، زمانی را برای هماهنگی معین کنیم تا فرایند پیشرفت در رابطه با معیار های مرتبط با مشتری را ارزیابی کنیم، از جمله حفظ مشتری، میانگین ارزش هر خرید (Average Order Value) و هزینه کسب مشتری (Customer Acquisition Cost). این به این معناست که مدیران اجرایی و میانی از این به بعد، کار ها را به تیم ها دیکته نمی نمایند و به جایش، هر تیم، مسوول معین برنامه های خودش است تا به بهترین نحو به اهداف معین شده دست یابد. به علاوه، ما جلسات آموزشی بلندمدت برگزار می کنیم تا از تیم ها همزمان با این گذار، حمایت نموده باشیم. اگر مایل هستید، پیش مدیرتان بروید. او به شما یاری خواهد نمود تا آغاز کنید.
5- متواضعانه
صحبت از شکست هایتان در مقابل همکاران، حاضران در کنفرانس یا یک مسئول استخدام، قطعا آسان نیست. اما تواضع واقعی، نشان دهنده ظرفیت شما برای رشد و یادگیری است. تواضع باعث می گردد به داستان شما اعتماد نمایند، چون شما دارید با بیان حقایق، اعلام می کنید که جواب همه سوالات را نمی دانید و مشتاق به یادگیری و در صورت احتیاج، وفق پذیر هستید. اذعان کنید که شما هم به دانش و یافته های دیگران احتیاج دارید و قرار نیست همواره همه کار ها را درست پیش ببرید. تجربه به من نشان داده هیچ چیز به این اندازه، میان سخنران و مخاطب، ارتباط تنگاتنگ ایجاد نمی نماید.
در خصوص معرفی OKR، کمی فروتنی لازم بود که می توانست به این شکل، ابراز گردد:
بسیاری از شما آخرین باری که سعی کردیم سیستم هدف گذاری را به روزرسانی کنیم یادتان هست. من آن زمان، مدیر ارشد عملیات بودم و یکی از اشخاص معین نماینده در اعمال آن تغییرات. خیلی از شما همچنین به خاطر دارید که آن اقدامات با چه شکست بزرگی روبرو شد. تقصیر من بود. من می خواستم تغییرات هر چه سریع تر اعمال گردد، بدون آنکه بدانم چطور باید از سازمان در گذار به یک سیستم جدید، حمایت کنم. من درس های زیادی از آن تجربه گرفتم و مشتاقانه، منتظر شنیدن پیشنهاد ها و حمایت های ارزشمند شما هستم تا همه با هم اطمینان حاصل کنیم اعمال این تغییرات، موفقیت آمیز خواهد بود.
روایت داستان می تواند باعث شکست یا موفقیت هر طرحی گردد. کسی که در روایت داستان ناتوان است، حتی بهترین ایده ها را به کام مرگ می کشاند، درحالی که یک راوی قدرتمند می تواند یک ایده دور از ذهن و ترسناک را طوری مطرح کند که مخاطب ها، احساس نمایند اهمیت دارند و درک می شوند. روایت داستان، احتیاجمند تمرین و کوشش است، اما اگر به خوبی انجام گردد، می تواند تاثیر شگرفی روی اعضای تیمتان، سازمان و حتی جهت حرفه ای تان بگذارد.
روایت داستان از دیدگاه علم
روایت داستان این قابلیت را دارد که در مخاطب نفوذ کند، آموزشش دهد و به او الهام بخشد، به همین خاطر ما پیشنهاد می کنیم سازمان ها چنین فرهنگی را ترویج نمایند و روایت داستان را محور اصلی برنامه های آموزشی قرار دهند. روایت یک داستان خوب، یک هنر است. همه ما تشخیص می دهیم که چه داستانی خوب است. اما پشت این هنر، چه علمی نهفته است؟
همه ما این تجربه کسل نماینده را داشته ایم. ساعت ها به صحبت های یکی از همکار ها که میخواهد ایده ای را به وسیله اسلاید های پاورپوینت مطرح کند، گوش نموده ایم. شاید، ایده اش از نظر خودش خیلی معنادار است، اما برای مخاطب، آنقدر ها هم جذاب نیست. وقتی گوینده اطلاعات را به این شکل ارائه می دهد، درحالی که یک خط کش در دست دارد و روی تخته، گزینه ها را یک به یک تیک می زند، بخش پردازش زبان در مغز ما آغاز می نماید به تبدیل آن گزینه ها به یک داستان، تا بتواند به آن معنا دهد. معنایی که برای ما قابل درک باشد. اما مشکل اینجاست که داستانی که ما در ذهنمان ترسیم می کنیم، شاید همان داستانی نباشد که گوینده میخواهد به وسیله داده هایش به ما انتقال دهد.
اما وقتی گوینده همان اطلاعات را در قالب یک داستان روایت می نماید، یک اتفاق دیگر در مغز ما می افتد. طبق تحقیقات، وقتی ما داستانی می شنویم، نه تنها بخش پردازش زبان در مغزمان فعال می گردد بلکه مغز، ما را در آن زمانیت تجسم می نماید و آن بخش هایی فعال می شوند که اگر در آن زمانیت بودیم، فعال می شدند. مثلا وقتی به مخاطب می گویید: مشتری آنقدر هیجان زده بود که انگار لاتاری برنده شده باشد، قشر حسی مغز او تحریک می گردد. داستان اگر با کلماتی مثل این پروژه را به خانه ببرید، روایت گردد، بخش حرکتی مغز فعال می گردد و همه اینها، باعث می گردد مخاطب با پیغام شما ارتباط برقرار کند و آن را تجربه کند. بنابراین، اگر اطلاعات را در قالب داستان مطرح کنید، تجربه و درک مخاطب به آنچه هدف شماست، نزدیک تر خواهد بود.
تحقیقات در این رابطه هنوز کامل نیست، اما تجربه به ما نشان داده اگر داستان، سرشار از جزئیات، پر از استعاره و گویا باشد، ما بیشتر خودمان را در آن زمانیت تجسم می کنیم. فرض کنید در کمپ مسافرتی در جنگل با دوستان خود دور آتش نشسته اید. وقتی یکی از آن ها یک داستان ترسناک تعریف می نماید، قلبتان تندتند می زند، مو های تنتان سیخ می گردد و مور مور می شوید. داستان هایی که در بستر کسب وکار تعریف می شوند شاید تا این حد پرآب و تاب نباشند، اما به هر حال، تاثیرشان از ارائه داده ها به تنهایی، به مراتب تاثیرگذارتر است.
همان طور که پیش تر اشاره کردیم، مخاطب با شنیدن داستان، انگار که خودش موقعیت را مجسم می نماید و آنچه را شما در داستان تجربه نموده اید، تجربه می نماید. این یک اهرم قدرتمند برای مدیران است که می توانند از آن در آموزش و تعلیم کارکنان استفاده نمایند. با شنیدن داستان، ما می توانیم از تجربه دیگران استفاده کنیم و از قبل بدانیم چطور یک موقعیت را مدیریت کنیم، قبل از آنکه واقعا تجربه اش نموده باشیم.
مهم تر از همه، روایت داستان، ابزاری مهم برای ایجاد معنا و هدف و منطق است. با شنیدن داستان، ذهن ما شکل می گیرد، حقایق و باورهایمان را به بوته آزمایش می گذاریم و ارتباط آن با باور ها و حقایق دیگران را تشخیص می دهیم. ما با شنیدن داستان، زوایای جدیدی از مساله را کشف می کنیم و به درک بهتری از جهانی پیرامونمان می رسیم. در واقع، جهان را از زاویه دیگران نگاه می کنیم و به این شکل، درک خود را به چالش می کشیم و گسترش می دهیم.
با روایت و شنیدن داستان، ما در واقع کمی به حقیقت نزدیک تر می شویم؛ و در نهایت اینکه، روایت داستان، همه اش تبادل ایده هاست و این یعنی یادگیری. به همین علت است که اکیدا توصیه می کنیم روایت داستان در فرهنگ سازمان و برنامه های آموزشی نهادینه گردد. اگر قصد دارید با مخاطب ارتباط دوطرفه برقرار کنید، به او نفوذ کنید و الهام بخش او باشید، باید یا داستانی برای او تعریف کنید یا مخاطب داستان او باشید.
منبع: فرارو